Digital Marketing Giải pháp bán hàng hiệu quả

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn gọi bằng những cái tên như Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

PBX: là viết tắt của Private Branch Exchange, đây là một hệ thống điện thoại riêng cho phép một tổ chức giao tiếp với bên trong cũng như bên ngoài. Hệ thống tổng đài là hệ thống để định tuyến các cuộc gọi đến, cho phép bạn chuyển các cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng khác và chứa tất cả các thông số kỹ thuật về cách hệ thống điện thoại của bạn sẽ hoạt động.

Lợi ích của tổng đài ảo

1. Đối với doanh nghiệp sử dụng

Doanh nghiệp không phải bỏ chi phí quá lớn để xây dựng hệ thống. Ngoài ra, bảo trì và nâng cấp định kỳ được thực hiện bởi đơn vị cung cấp, đảm bảo rằng không có sự gián đoạn cho doanh nghiệp. Nếu bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề xảy ra, xử lý sự cố và hỗ trợ được chăm sóc bởi nhà thầu bên ngoài. Không cần phải thuê nhân viên chuyên dụng để chăm sóc các hệ thống này, thay đổi cấu hình hoặc thêm dịch vụ mới.

2. Đối với đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo

Các đơn vị cung cấp hệ thống có thể sử dụng công nghệ đám mây, kiến trúc đa tầng và tối giản chi phí để cung cấp hiệu quả dịch vụ điện thoại cho hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn khách hàng cùng một lúc. Họ có thể tận dụng kinh nghiệm, chuyên môn và vốn của mình trong các lĩnh vực được yêu cầu nhiều nhất.

Điểm yếu của tổng đài ảo

Tất nhiên không có một giải pháp nào hoàn hảo cả. Tổng đài ảo có nhiều lợi ích nhưng cũng có một vài điểm yếu nhỏ, bạn cũng cần xem xét trước khi sử dụng:

1. Tính bảo mật:

Đối với những người cần hệ thống truyền thông tuân thủ, điều quan trọng là phải tìm một công ty cung cấp giải pháp có các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Mặc dù các nhà cung cấp tổng đài ảo có thể cung cấp mã hóa cho các cuộc gọi của bạn, tuy nhiên khi ghi dữ liệu được gửi, có thể có mức độ bảo mật giảm. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải rất cẩn thận về các hoạt động bảo mật của nhà cung cấp.

2. Hoạt động hoàn toàn trên Internet

Nếu đường truyền internet của công ty gặp sự cố như băng thông nhỏ, đường truyền không ổn định… thì các cuộc gọi cũng sẽ bị giảm chất lượng hoặc bị loại bỏ hoàn toàn. Nếu xảy ra sự cố rớt mạng, thì hệ thống sẽ không thể hoạt động được, điều đó sẽ dẫn đến các cuộc gọi nhỡ được ghi nhận trên hệ thống.

7 Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp tổng đài ảo

Mặc dù có một số nhược điểm nhỏ, nhưng tổng đài điện ảo vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm liên lạc thống nhất của bạn là toàn diện và linh hoạt. Đây là một hệ thống tuyệt vời cho các công ty muốn tiết kiệm chi phí cho giải pháp phần cứng do nhân viên CNTT quản lý hoặc cho những người cần trải nghiệm văn phòng ảo

Hãy cùng xem qua 7 lý do để xem xét nâng cấp hệ thống hiện tại của bạn thành giải pháp điện thoại ảo nhé:

1. Cài đặt nhanh chóng và ít tốn chi phí

Nếu bạn đang sử dụng giải pháp truyền thống, bạn sẽ phải trả một chi phí cao hơn cho việc trang thiết bị phần cứng lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng tốn kém. Với giải pháp tổng đài ảo, việc lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều được thực hiện bởi phía nhà cung cấp.

Ngoài ra, việc cài đặt, cấu hình cũng đến từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài theo như ý muốn của mình mà thôi.

2. Tổng đài ảo có thể mở rộng linh hoạt

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng. Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.

3. Tích hợp dễ dàng

Do tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên internet, nên rất dễ dàng kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ ba như CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…

4. Đa dạng các tính năng hỗ trợ

Tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một số tính năng bổ sung như hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi… có thể mang lại trải nghiệm và phục vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp

5. Thân thiện di động

Ngày nay, khi mọi thứ đang dần dịch chuyển qua thiết bị di động, đặc biệt là smartphone. Do đó, nhiều nhà cung cấp có ứng dụng điện thoại thông minh cho cả iOS và Android cho phép các tính năng của tổng đài đám mây, ngay cả trên điện thoại thông minh có số riêng.

Nhiều ứng dụng di động cho phép người tham dự có quyền truy cập vào bộ tính năng đầy đủ từ thiết bị di động của họ. Đây là một cách hoàn hảo để những người tham dự cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, ngay cả khi họ không có máy tính. Vì hệ thống hoạt động dựa trên internet, người tham dự cũng có thể sử dụng internet xung quanh mình để tham dự các cuộc họp và cuộc gọi.

6. Thời gian hoạt động liên tục

Với nhiều máy chủ được phân bổ rộng rãi, tỷ lệ ngừng hoạt động giảm đáng kể. Điều này đặc biệt hữu ích khi thiên tai hoặc các loại sự kiện khác xảy ra tại một địa điểm máy chủ. Phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác để người dùng không gặp phải thời gian chết hoặc những vấn đề làm ngừng hệ thống.

7. Không cần phần cứng vật lý phức tạp

Nếu bạn xây dựng tổng đài truyền thống, thì bạn sẽ cần phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ mà bạn sẽ cần để thực hiện các cuộc gọi dựa trên internet. Tổng đài ảo thì không cần trang bị phần này mà thay bằng cách hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?

Sở hữu tổng đài ảo là điều cần thiết của đa số các Doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên việc mua đầu tư một lần và thuê tổng đài và trả phí dịch vụ hàng tháng cũng là lựa chọn nên cân nhắc. Vậy Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài?

1. Doanh nghiệp mua tổng đài

Với phương án này, Doanh nghiệp sẽ chủ động trong tất cả mọi thứ từ chi phí chi trả đầu tư cho thiết bị, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp… hoàn toàn không có sự can thiệp của bên thứ 3 cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, với chi phí đầu tư ban đầu khá lớn từ hệ thống phần cứng cho đến các licenses… là một khoản đáng để cân nhắc.

Ngoài ra, Doanh nghiệp cần phải có đội ngũ vận hành để đảm bảo hệ thống vận hành liên tục. Và tất nhiên, sự phát triển của hệ thống cũng sẽ phụ thuộc và trình độ chuyên môn của đội ngũ IT Doanh nghiệp.

2. Thuê tổng đài ảo

Với phương án này, Doanh nghiệp được các lợi ích có thể kể đến như:

Triển khai nhanh chóng
Tận hưởng các công nghệ mới, tiên tiến từ các nhà cung cấp hàng đầu
Không tốn chi phí vận hành, nâng cấp hệ thống
Chi phí đầu tư ban đầu thấp. Đa số các nhà cung cấp đều đang có hình thức Pay as you go

Tuy nhiên, việc thuê được hệ thống tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp, vận hành ổn định và đặc biệt có sự hỗ trợ nhanh chóng thì buộc Doanh nghiệp cần nghiên cứu, tìm hiểu thật kỹ trước khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín